對(duì)于職場(chǎng)的人來(lái)說(shuō)，商務(wù)英語(yǔ)已經(jīng)成為了一種必備的技能，作為現(xiàn)代商務(wù)重要的溝通手段之一，商務(wù)英語(yǔ)郵件的寫作越來(lái)越受到大家的重視，今天滬江小編就為大家整理了商務(wù)英語(yǔ)郵件寫作格式，希望能夠?qū)Υ蠹矣兴鶐椭?/p>

　　商務(wù)英語(yǔ)郵件寫作格式

　　一、郵件標(biāo)題

　　1.一定不要發(fā)空白標(biāo)題，這是非常不禮貌的行為。相信大家也不會(huì)故意這么做，有可能是想先寫好郵件再定標(biāo)題，但最后直接空白標(biāo)題就發(fā)出去了。所以要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，先把標(biāo)題寫好。

　　2.標(biāo)題應(yīng)「簡(jiǎn)明扼要」，能反應(yīng)文章內(nèi)容或者重要性，不宜冗長(zhǎng)。

　　3.標(biāo)題里應(yīng)盡量不用特殊符號(hào)和長(zhǎng)串的數(shù)字，以免郵件被放進(jìn)對(duì)方垃圾郵件箱。如非必要，盡量少用"urgent"等字眼。

　　4.回復(fù)對(duì)方郵件的時(shí)候，可以根據(jù)需要更改標(biāo)題，不要一長(zhǎng)串"RE"。比如要回復(fù)收件人關(guān)于一款小黃人設(shè)計(jì)圖的問(wèn)題，郵件標(biāo)題就可以簡(jiǎn)單地描述如下：RE:Art work of minions item

　　二、附件

　　1.如果有附件，標(biāo)題寫好馬上上傳附件，養(yǎng)成好習(xí)慣，不要等到郵件寫完最后再上傳，最后很可能會(huì)忘記。相信不少人有過(guò)漏傳附件的經(jīng)歷，郵件發(fā)出去才發(fā)現(xiàn)附件沒(méi)上傳。

　　2.郵件有附件時(shí)，應(yīng)在正文里提醒收件人查收附件。

　　3.附件個(gè)數(shù)不宜過(guò)多，一般不超過(guò)4個(gè)。數(shù)量較多的時(shí)候可以打包壓縮成一個(gè)文件。

　　4.如果附件內(nèi)容是特殊格式，應(yīng)告知收件人打開(kāi)方式，以免影響使用。

　　5.如果附件過(guò)大，最好拆分為多個(gè)郵件發(fā)送，或者通過(guò)網(wǎng)盤分享。單封郵件附件過(guò)大可能發(fā)送不成功，或者被攔截。

　　三、郵件內(nèi)容

　　1.首先是稱呼：第一次聯(lián)系盡量用「Dear XXX」作為稱呼，不知道姓名只知道頭銜的情況下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是對(duì)某個(gè)群體發(fā)的郵件，可以用「Dear All」作為郵件稱呼。

　　2.郵件內(nèi)容都左對(duì)齊頂格寫，開(kāi)頭不留空格。

　　3.寫正文的時(shí)候，把最重要的事情放在最前面，簡(jiǎn)單的問(wèn)候之后「直奔主題 」。

　　4.能用簡(jiǎn)單句的時(shí)候不用復(fù)雜句，能用簡(jiǎn)單詞匯的時(shí)候不用復(fù)雜詞匯。郵件內(nèi)容力求簡(jiǎn)潔明了，表述準(zhǔn)確。如非必要，郵件盡量不要寫的很長(zhǎng)，也不要分很多段落，一般三四段即可。

　　5.如果郵件涉及信息比較多，可以按要點(diǎn)進(jìn)行編號(hào)，12345分條敘述，這樣表達(dá)更清楚。重要內(nèi)容可用「加粗」或「其他顏色字體」來(lái)提醒，但是同一封郵件中字體盡量一致，字體顏色不宜過(guò)多，最好不要超過(guò)3種。

　　6.注意措辭，多用虛擬語(yǔ)氣和委婉語(yǔ)氣。比如：if……,I would……,Could you……這些句型，既明確了自己立場(chǎng)，又不至于太生硬，更容易讓對(duì)方接受自己觀點(diǎn)。

　　7.電子郵件可以輕易的被轉(zhuǎn)發(fā)給他人，也是書面的證據(jù)，所以郵件內(nèi)容務(wù)必慎重客觀，切不可信口開(kāi)河。

　　8.郵件最后要對(duì)收件人表示感謝，如果郵件開(kāi)頭已經(jīng)說(shuō)過(guò)感謝的話語(yǔ)，結(jié)尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」來(lái)呼應(yīng)開(kāi)頭。

　　9.郵件結(jié)尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相對(duì)更正式一些，適合所有場(chǎng)合。

　　四、收件人

　　1.盡量不要把一堆郵箱地址都放在“收件人”欄里，這里只寫跟郵件內(nèi)容直接相關(guān)聯(lián)系人的郵箱。其他相關(guān)人員的郵箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。

　　2.不是郵件內(nèi)容的直接處理者，但也需要知道這件事情的人可以添加到抄送中。只給需要的人抄送，有同學(xué)習(xí)慣性抄送一大堆相關(guān)和不相關(guān)的人，這是不可取的。

　　3.如果不想讓收件人知道你同時(shí)把郵件也發(fā)給了某人，這種情況可以添加「密送」。

　　4.需要添加多個(gè)收件人或者抄送人的時(shí)候，一般會(huì)按照職位高低進(jìn)行排序。

　　五、其他需要注意的細(xì)節(jié)

　　1.最好設(shè)置一個(gè)簽名檔，里面包含自己完整的姓名、公司全稱、公司網(wǎng)址、辦公室地址、聯(lián)系方式，社交賬號(hào)等信息，方便收件人隨時(shí)查找。

　　2.郵件寫好之后，自己先檢查一遍有沒(méi)有拼寫錯(cuò)誤，語(yǔ)句不通順，或者表達(dá)有歧義的地方，確認(rèn)沒(méi)問(wèn)題再發(fā)送。

　　商務(wù)英語(yǔ)郵件寫作結(jié)束語(yǔ)的例句

　　要注意在英式英語(yǔ)中，如果你的郵件以“尊敬的先生”或”尊敬的女士”開(kāi)頭，那應(yīng)該以”你忠誠(chéng)的……“結(jié)束。但如果你知道對(duì)方的名字，應(yīng)該以”你真誠(chéng)的……“的結(jié)束。這個(gè)規(guī)定似乎太武斷了，但就是英國(guó)眾所周知的正式郵件寫法之一，所以我推薦你最好按照這個(gè)原則寫。然而，美國(guó)沒(méi)有這門嚴(yán)格的規(guī)定。

　　Here are some example closing sentences for emails:

　　這里有一些郵件結(jié)束語(yǔ)的例句：

　　I look forward to hearing from you.

　　我期待收到你的郵件。

　　I look forward to hearing from you soon.

　　我期待很快就收到回信。

　　I look forward to receiving your reply.

　　我期待不久就收到你的回復(fù)。

　　I look forward to seeing you.

　　我期待與你見(jiàn)面。

　　I look forward to meeting you.

　　我期待與你會(huì)面。

　　I look forward to speaking to you on this matter.

　　我期待和你探討這個(gè)問(wèn)題。

　　Please let me know a convenient time for us to meet.

　　請(qǐng)告知我方便見(jiàn)面的時(shí)間。

　　If you need any further information, please do not hesitate to contact me.

　　如果你需要進(jìn)一步信息，馬上聯(lián)系我。

　　I will let you know more details as soon as I have them.

　　如果我有進(jìn)一步消息，會(huì)馬上通知你。

　　Please feel free to call me any time on my mobile: 0099 999 999 999

　　任何時(shí)候都可以打我手機(jī)，我的電話是：0099 999 999 999

　　I would appreciate your immediate attention to this matter.

　　如果您能馬上關(guān)注這個(gè)問(wèn)題，我將不勝感激。

　　As this matter is urgent, I would be grateful for a swift response.

　　考慮到這個(gè)問(wèn)題很緊急，如果能盡快恢復(fù)我會(huì)很感激。

　　在職場(chǎng)中使用到商務(wù)英語(yǔ)郵件的幾率越來(lái)越頻繁，但是掌握正確的寫作格式是非常重要的，上文中滬江小編為大家整理了商務(wù)英語(yǔ)郵件寫作格式，希望能夠?qū)Υ蠹矣兴鶐椭?/p>