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商務(wù)合作中，要做到事事順利并不容易。有時，我們不得不寫投訴郵件

使用積極的語氣做了些思考：[/cn] [en]? If you’re telling a subordinate he or she did a good job: They don’t care if you use exclamation marks; they’re just happy to get the praise. I think something like, “Outstanding!” is professional and encouraging without seeming juvenile.[/en][cn]? 如果你想要告訴一位下屬他/她干得不錯：他們根本不在乎你有沒有用驚嘆號；他們總是很高興得到表揚的。我覺得就像“真不錯！”這樣的語句就很職業(yè)而且很能激勵人，還不會顯得太幼稚。[/cn] [en]? If you’re trying to [w]sugarcoat[/w] a bad situation for a superior: Exclamation marks aren’t going to help you here — in fact, they’ll probably hurt you. You don’t want to be overly grave (“I am so sorry this happened!!!”), or overly [w]breezy[/w] (“…but on the plus side no one lost a limb!!!”)… it’s a tough tone to strike in email. Which, honestly, is why I recommend picking up the phone or dropping by your boss’s office. Not only do you not have to worry about tone, but you can better gauge your boss’s reaction, and — bonus! — there’s no paper trail that might get forwarded, misconstrued, filed away, etc.[/en][cn]? 如果你想在你的主管面前粉飾一個糟糕的情況：驚嘆號對你不會有幫助的——事實上，它們可能還會有壞處。你一定不想顯得太過鄭重（“對發(fā)生這樣的事我感到非常抱歉?。?！”）或是太過輕松隨意（“……不過值得慶幸的是沒人受到了什么損失?。?！”）……這種語氣在郵件里會顯得特別強硬。實話實說，這是為什么我建議你打電話或者直接到老板辦公室去說。那樣你不但不用擔(dān)心你的語氣，還能更好地觀察你老板的反應(yīng)，另外，這樣也不會留下會被轉(zhuǎn)發(fā)、誤解、存檔的書面記錄。[/cn] [en]I guess that’s my best tip — if you’re worried about the tone being misunderstood, it’s best to have the conversation orally . Otherwise, trust yourself and the English language — word choice goes a long way towards, you know, communicating. For example, writing “Great news, team: we are done with the doc review.” doesn’t need any exclamation marks to get the point across.[/en][cn]我想這是我最好的建議——如果你擔(dān)心你的語氣會被誤解，最好就做口頭交流?；蛘?，就相信你自己和英語這門語言——你知道，選詞對于交流來說關(guān)系重大。比如說，如果你寫“同志們，大好消息：我們的文檔審查做郵件里傳達(dá)語氣的同時又不顯得幼稚或娘娘腔呢？郵件好了?！边@句話不需要任何的驚嘆號，也能夠正確傳達(dá)意思。[/cn] 推薦閱讀： 更多英語商務(wù)寫作指南>> 最實用的電子郵件寫作攻略>>

郵件寫作中你不得不知的細(xì)節(jié)》之后，很多學(xué)生給我留言說希望能讀到更多有關(guān)郵件寫作求和技巧在之前的文章中談過很多，其核心的要求就是要簡潔且有總結(jié)性。成功的郵件主題可以讓收件人在打開郵件之前就知道你要說什么事，并且決定是否要打開你的郵件。讓我們來看2個例子，相信大家看完這兩個例子之后就能夠體會到合格的主題和不合格主題的區(qū)別了。 Bad example: Subject: Meeting Good example: Subject: PASS Process Meeting – 10 a.m.February 25, 2014 3. Keep messages clear and brief 表達(dá)清晰簡潔 和傳統(tǒng)的商務(wù)信函一樣，商務(wù)郵件也需要做到邏輯清晰、表述清晰準(zhǔn)確。一般來說

常有幫助。你也可以在多積累的基礎(chǔ)上閱讀一些參考書籍。 三、正文內(nèi)容直奔主題 商務(wù)郵件不需要太多的寒暄，經(jīng)過恰當(dāng)稱呼和招呼之后，可以直接進入主題。第一句話說明郵件的目的，例如：I'd like to discuss The meeting preparation with you，表明這封郵件的目的是討論會議的準(zhǔn)備工作，然后擴展具體內(nèi)容。商務(wù)郵件不應(yīng)該太長，清楚陳述就可以了，不商務(wù)郵件不需要太多的寒暄，經(jīng)過恰當(dāng)稱呼和招呼之后，可以直接進入主題，第一句話對郵件要做太多的修飾。 四、注意語氣和措辭 除了英語沒有錯誤外，說話的語氣和措辭也要特別注意。非正式的表達(dá)可以在同級之間、比較熟悉的工作伙伴之間使用，而正式用語是向上司匯報工作、和客戶溝通所必需的。 例如

案內(nèi)附上供您參考。 　　49.Please review the attached documents thoroughly. 　　請仔細(xì)檢視附件。 　　50. I am enclosing… 　　我附上… 　　上述內(nèi)容希望大家好好去商務(wù)看看，說不定對你的BEC商務(wù)英語考試有所幫助呢。如果你正在備考或者說即將踏入商務(wù)英語學(xué)習(xí)的行列，那么你需要學(xué)習(xí)的東西就會多了起來，不要被困難所打倒，不要被在學(xué)習(xí)上偷懶，相信大家還是有一定收獲的。

方便見面的時間。[/cn] [en]If you need any further information, please do not [w]hesitate[/w] to contact me.[/en][cn]如果你需要進一步信息，馬上聯(lián)系我。[/cn] [en]I will let you know more details as soon as I have them.[/en][cn]如果我有進一步消息，會馬上通知您。[/cn] [en]Please feel free to call me any time on my mobile: 0099 999 999 999[/en][cn]任何時候都可以打我手機，我的電話是：0099 999 999 999[/cn] [en]I would appreciate your immediate attention to this matter.[/en][cn]如果您能馬上關(guān)注這個問題，我將不勝感激。[/cn] [en]As this matter is [w]urgent[/w], I would be grateful for a [w]swift[/w] response.[/en][cn]考慮到這個問題很緊急，如果能盡快恢復(fù)我會很感激。[/cn]

商務(wù)郵件寫作能力和工作效率是非常有幫助的，那么在商務(wù)要做太多的修飾。 　　四、注意語氣和措辭 　　除了英語沒有錯誤外，說話的語氣和措辭也要特別注意。非正式的表達(dá)可以在同級之間、比較熟悉的工作伙伴之間使用，而正式用語是向上司匯報工作、和客戶溝通所必需的。 　　例如，當(dāng)提出建議時，非正式場合可以說How is ... for you? Is... ok for you? 而正式用語要說When would be convenient for you? 　　五、檢查拼寫 　　確保發(fā)送的郵件沒有拼寫錯誤，你可以先用電腦自動查一下，不確定的單詞通過查字典來確認(rèn)。雖然拼寫是一件小事，但它反映了做事的態(tài)度，不要因為拼寫錯誤給對方留下不好的印象。 　　按照以上五個步驟，寫一封令人滿意的商務(wù)郵件并不難。 　　以上就是滬江小編為大家整理的商務(wù)英語郵件寫作要注意什么，商務(wù)郵件是需要非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，一字之差謬之千里，所以在寫作的時候一定要注意一些小細(xì)節(jié)，避免影響到合作。

望你一切都好。[/cn] [en]I hope you enjoyed your holiday and are finding it easy to settle back in to work.[/en][cn]我希郵件是寫給誰的，商務(wù)望你已經(jīng)好好享受假期并且很快重新投入工作。[/cn] [en]Thank you very much for your email. I am glad to hear that you and your family are well.[/en][cn]非常謝謝您的郵件，我很高興聽到你和你的家人都很安康。[/cn] [en]Thank you for your [w]prompt[/w] reply.[/en][cn]感謝您的及時回復(fù)。[/cn] [en]I apologize for not replying sooner, but I have been very busy these last few weeks.[/en][cn]很抱歉沒能及早回信，但是過去幾周實在太忙。[/cn] [en]Thank you for getting in touch with us about XXXX. (Less formal, more friendly)[/en][cn]非常感謝您關(guān)于XXXX聯(lián)系我們。（不是很正式,更友好）[/cn] [en]Thank you for contacting us regarding XXXX. (More formal)[/en][cn]非常感謝您因關(guān)于XXXX的事接洽我們（更正式）[/cn] [en]With reference to your email of [date], I would like to bring the following to your attention.[/en][cn]關(guān)于你（時間）寄來的郵件，我有幾點想跟你說的。[/cn] [en]As a follow-up to our phone call this morning, I would like [w]summarise[/w] the key issues.[/en][cn]關(guān)于你早上的電話，我想總結(jié)下關(guān)鍵幾點。[/cn] [en]Phrases best avoided:[/en][cn]請最好避免：[/cn] [en]I hope this email finds you well.[/en][cn]我希望這封郵件能被你看到。[/cn] [en]Please be advised as follows.[/en][cn]請按照如下建議。[/cn] [en]This email concerns…[/en][cn]這封郵件是關(guān)于……[/cn]

會把一個句子全部大寫，不過可以用粗體讓重點句子比較明顯。 錯誤用法：PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY. 正確用法：Please review the attached documents thoroughly. 請仔細(xì)檢視附件。跟附件相關(guān)的用法： I have attached the previously mentioned documents for your review. 上述資料已于信末夾帶檔案內(nèi)附上供您參考。 Please see the attached documents for a quotation of the requested services. 請參閱附加檔案內(nèi)之服務(wù)相關(guān)報價。 D Paragraph 4 Other news 信件內(nèi)文的最后一部分通常會感謝收信人或解釋下一步是什么。 If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me. 若您有任何問題或疑慮，請不吝與我聯(lián)系。 Thank you for your time and consideration. 感謝您的寶貴時間。 I look forward to hearing from you. 我很期待能夠收到您的回覆。 E Paragraph 5 Other news 再來就是信件的結(jié)尾，會有sign off和signature block，sign off要注意只有第一個字需要大寫!下面提供一些最?？吹降膕ign off： Sincerely, Yours sincerely, Respectfully, Best regards, 在北美其實比較少人會用Best regards，它并不能算很正式，所以大多數(shù)的人會用Sincerely，它是最正式和最安全的用法。 Sign off后面要接signature block，這個包括你的姓名( name )、職稱( title )、公司( company )、聯(lián)絡(luò)資訊( contact information )等。 Sincerely, John Smith Sales Representative, Flooring Company +886-900-000-000 最后!寫完email 之后也不要忘寫作部分還是日常工作中，收發(fā)英語郵件都是很常見的，一個有邏輯有順序的郵件記要檢查有沒有文法或拼法的錯誤! 大家可以根據(jù)以上五個步驟，自己嘗試寫一封商務(wù)英語郵件。關(guān)于商務(wù)英語郵件格式如果大家還有哪些疑問的話，可以來這里繼續(xù)學(xué)習(xí)。如果您對英語學(xué)習(xí)感興趣，想要深入學(xué)習(xí)，可以了解滬江網(wǎng)校精品課程，量身定制高效實用的個性化學(xué)習(xí)方案，專屬督導(dǎo)全程伴學(xué)，掃一掃領(lǐng)200暢學(xué)卡。

要有語法錯誤。當(dāng)然更不要寫出一些讓老板不高興的內(nèi)容比如把名字、頭銜寫錯。 　　2、校對你的郵件內(nèi)容 　　校對的作用除了包括避免以上不合宜的寫作發(fā)生，還包括檢查標(biāo)點符號，排除全部大寫的情況除非——發(fā)出Email的一方是你老板或是擁有其他senior一點身份的人。筆者就曾經(jīng)遇到過這樣的情況：批改作業(yè)的是英國人也是個長輩，他的評語就采用了全部大寫的方式——一開始拿到時完全讓人受不了-就像是看到他當(dāng)面在對著你咆哮一樣，但當(dāng)事后從別處了解到這就是他們那一代人的表達(dá)習(xí)慣時你就接受了。所以，了解對方的文化背景甚至生活習(xí)慣也是很重要的——它可以避免一些誤解(misunderstandings)發(fā)生。 　　最后如果一封郵件要發(fā)給很多人(a large number of people)，那么最商務(wù)英語對于很多人來說或許非常的陌生，但是對于從事外貿(mào)的人來說，卻是一個不能夠缺少的技術(shù)。今天我們?yōu)榇蠹曳窒砩虅?wù)英語郵件好找?guī)讉€人校對比較好。 　　3、把握郵件的開頭語和結(jié)尾 　　問候最好簡潔正式。根據(jù)對話發(fā)生的背景(context)選擇是否要稱呼對方的名字。如果對方是一個商業(yè)主體或是一個并不特指的人(unspecified person)，那么名字就可以省了。以下是一些例子： 　　Good afternoon, 　　Greetings, 　　Dear Dr. Smith 　　Mrs. Clinton 　　此外一個恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)尾(an appropriate closing)總是禮貌的并能暗示郵件已經(jīng)到了結(jié)尾(to imply the email has come to an end)。慣常的結(jié)尾包括：Best Wishes、Sincerely等，另外還有以下這些： 　　I look forward to your response. 　　I hope to hear from you soon. 　　Thank you for your time. 　　那么回到之前買蛇的那封，可能結(jié)尾是Thank you for your attention to this matter就是恰當(dāng)?shù)摹?　　4、署上你的名字 　　簽名非常重要：在一些辦公自動化郵件系統(tǒng)里會有可供操作的自動回復(fù)簽名，可以根據(jù)自己的喜好進行調(diào)整(be customized to your liking)。但請記住無論你是什么樣的職位和身份，對外發(fā)出去的郵件都會或多或少代表你所在的組織特點和你自己的工作定位，所以設(shè)定簽名時一定要謹(jǐn)慎。我們來看下面一兩個例子： 　　I am currently on leave until Tuesday 30th May but I will answer your email as soon as I can after that. 　　——這是一個做前臺和event coordination的員工的自動回復(fù)。大家可以從字里行間感受到TA的熱情(as soon as I can after that)，而且行文也很簡潔。 　　I will now be out of the office until Friday 19th June so will respond to your email on my return. 　　Kind regards 　　Kate 　　——這是一個與外國政府機關(guān)工作人員(當(dāng)時的)對接項目時的回郵。大家可以同樣從字里行間體會到政府機關(guān)工作人員(不分國籍的)所應(yīng)有的態(tài)度(相比前一條)：莊重(Kind regards)、權(quán)威(be out of the office、respond to…on my return)。 　　最后，單就名字的正式性排序有如下標(biāo)準(zhǔn)： 　　Dr. Jane Smith (most formal) 　　Dr. Smith (slightly less formal) 　　Jane Smith (somewhat informal) 　　Jane (informal) 　　5、聯(lián)系方式的加入 　　如果你想對方通過傳真(fax)、手機號(phone number)、地址(address)或網(wǎng)站找到你，那么也可以把這些信息加入到你的定制(customized)簽名中。 　　以上就是為大家整理的商務(wù)英語郵件的寫作方法，郵件是有固定的格式的，所以在寫的時候要注意。格式雖然固定，但是寫作方法不固定，這是大家能夠出彩的地方，也是能夠展示自己的地方，希望大家可以多多注意。